実は重要なビジネスメールの注意点！！

E-mail（電子メール）を活用の書き方と重要度について

今回のブログは、基本的なビジネスメールのマナー、では無く、実際に販売の現場で活躍する担当者や営業マンからお聞きした、非常に有用な知識の話です。インターネット上で、受注仕事をする私にとっては、耳が痛い内容ですが、完璧にすることは難しくも、意識する人と、意識すらしない人とでは、必ず開きが出てきます。

とは言っても、そんなに難しく大変な話でもないので、お気楽に御覧ください。

そもそも、E-mail（電子メール）って知ってますか？

最近は、10代ぐらいの若い世代や、主婦の方など、一般にE-mailを使ったことがない人が増えてきているようです。

原因としては、 LINEや、SNS等、気軽で便利なツールが普及してきた事と、スマートフォンの普及によりパソコンを使わなくなった人が増えている事が大きいようです。

しかし、ソーシャルゲームやSNSなど、文字通信には慣れ親しんでいる人も増えており、特にE-mailなどは重要度も低く、過去の遺物。古臭い。などと蔑まれる事もしばしば。ガラケーでポチポチ文字を入力していた世代にとっても、ほとんど使わなくなったと話を聞きます。確かに遊びに行く約束もLINEで行うのが普通になってしまいましたからね。

しかし、E-mail（電子メール）は、ビジネス上で最も重要なツールであると自信を持って言えます。

E-mail（電子メール）とは？

まず、大昔に聞いたことがある人も多いかと思いますが、インターネットの基礎の基礎。いまさらですが電子メールの話です。メールはパソコンや携帯電話などのインターネットにつながった機器同士で文字情報等をやり取りする機能で、インターネット利用が始まった初期から存在します。主にパソコン同士でのやりとりに使われていました。軽く20〜30年ぐらい歴史があるのではないでようか？

仕組みとしては、パソコン→自分のメールサーバー→相手のメールサーバー→相手のパソコン、と情報を一方通行に飛ばすシンプルな機能です。最近のクラウドを使った複雑で便利なものとは比較にならないシンプルさです。

しかし、不便さとしては、メールサーバーの設定を自分のパソコンで1台づつ設定する必要があり、受信サーバー送信サーバー、IDやパスワード、不可解なセキュリティ設定等、めっちゃ大変です。LINEやメッセンジャーツールとの違いは、クラウドと呼ばれる仕組みで、サーバー上で全ての情報を管理・保管しているLINE等と、自分のパソコンの中に、届いた情報を只々保存するのがE-mailとなります。

しかし、一部、WEBメールと呼ばれるサービスでは、サーバー上でメールのすべてを管理出来るようにしているものもあり、その両方が利用できるのが現在は一般的です。会社のパソコンで受信しつつ、外出先ではスマートフォン等でチェックや送信したりできます。メールも進化してきているという事ですね。

現在では、E-mailは主に仕事で使われるのが主流となり、古いガラケーでキャリアメールなる只のメール機能に、高額なパケット代を払って、使いにくいE-mailを使っていた事も、一般の人がE-mail離れした理由かもしれませんね。

E-mail（電子メール）の利点

5Gの時代と呼ばれる中で、E-mailとは、古臭いと思われがちですが、実は役に立つ。そんなE-mailの利点をご紹介！受注時の返信メールや、クライアントとのメールのやり取りなど、ビジネスでは、電子メールは、最も重要な営業ツールと言われています。

1. 記録が無くなりにくい
2. 検索機能が強力で便利（何年も前のやりとりを見直せる）
3. 法的な効力がある（仕事の受発注や約束事も書面と同様に残る）
4. 文章力があれば有利
5. 添付ファイルがPCの中にある（無くならない）
6. サービスと関係なく手紙のように情報がずっと残る

この中でも、最大の利点と言えるものが、3番です。法的な証拠にもなり得るというもの。

実際にLINEや電話で仕事の発注は出来ないが、E-mailでなら大丈夫という企業も多い。
※一概には言えないが、多数存在します。
ようは、言った言わない問題があるときに、訴訟事件になったとき、裁判の証拠として提出できる。※判例がある。
LINEやメッセンジャーアプリなどでは、証拠能力は期待できません。

フリーランスの人は、小さな案件も多く、いちいち契約書を交わすなど出来ない場面が多い。そのためE-mailを証拠として認める。という判例があるそうで、実際に発注書のかわりと考えている方も多くいます。※ある程度の金額の場合は契約書は作りましょう！

数年前、お客さんとやり取りをした時に何を約束したのか？

前に提出した見積書の金額が知りたい時、なども、見積書を一発で見つけられる機能があり便利です。

ビジネスには欠かせないE-mailの活用法や注意点

実際に商売をされる方に、色々な方からのメールに関するアドバイスや情報を集約してみました。

• 必ず、相手先の会社名、担当の方の氏名、分かれば役職などもつける。
• メールの内容は、要件だけにならないよう、担当者への心遣いの言葉などを出来るだけ入れるようにする。
• 適切に改行を入れ、文章が読みやすいように行間を開ける。
• 誤字がないように、必ずすべての文章を読み直す。
• 意味校正も行う。文書の意味が伝わらなかったり、整合性に欠ける内容になっていないか。
• 最後に、メールはできるだけ早く返してあげる。受注案件の依頼は30分以内。

ビジネスメールでは、例文がインターネット等で、沢山利用できます。時々は、丁寧なビジネスメールの練習をしておく事で、いざという時に焦らず、
スマートに対応でるのです。

ちなみに、SNSではなく、SMS！（Short Message Service）いわゆるショートメールも、実は密かに活躍しています。
無くなると言われていたショートメールは、メールのやり取りすらしていない取引先のご担当者に、電話するまでもない事など、ショートメールで短めのメッセージが送れます。現在はキャリア関係なく、1通30円ほどで送れたかと思います。ちょっと高めですが、電話回線を利用したメッセージですね。

編集後記

今回は、メールについての記事でした。E-mailはパソコンだけの手紙のような機能でしたが、携帯を持ち始めてしばらくすると携帯でE-mailが送れるようになり、簡単なやり取りやちょっとした会話をするようになり、現在のチャットや、LINEの元となったような気がします。その後、テレビ電話もFOMAの登場で使えるようになりましたが、相手の顔を見る必要性を感じられず、結局テキストメッセージの便利さは現在も主流のまま。Twitterなど限られた文字数のテキストで多くの人に情報を発信できる。ITと文章は相性がいいものなのです。E-mailやTwitter、LINEやブログなど、言葉を使うことは自己表現でもありますので、沢山書いて力を蓄えなければいけませんね。若い頃、一グラフィックデザイナーとして仕事をしていた頃は、文字をデザイン的な形や塊として見ていた事もあり、私に関してだけかもしれませんが、文章力に難ありでした。しかし印刷物を作る場合、誤植の怖さ、文字校正の大切さ等を痛い経験をしながら学んでいき、少しずつですが文章の書き方やコピーライティング、構成力など、経験的に鍛えられていたのかも知れません。

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大津山 倖雄

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代表 大津山 倖雄
クリエイティブディレクター
アートディレクター
Webディレクション、イラストレーション他、専門学校講師

1973年生まれ。福岡市で広告企画・制作に携わり30年以上。大手広告代理店の下請け会社で、グラフィックデザイナーを経験。その後、福岡の制作会社や広告代理店勤務を経て、平成18年4月に退職し、19年には個人事務所として独立。同時期、福岡デザイン＆テクノロジー専門学校（旧 福岡コニュニケーションアート専門学校）にて講師契約。現在は、グラフィックデザイン、イラストレーション、WEBデザイン、WEBマーケティングに携わり、様々なクリエイターと共に制作を中心に業務を行っている。

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